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教師であり父でありApple好きな人が書くブログ

仕事上のタスクを「たすくま」で管理したら意外に捗った

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最近はやることリストをiPhoneアプリ「たすくま」で管理しています。

「たすくま」って何?という人にとっては今日の内容は「何言ってんだ?」状態になってしまうかもしれません。そんな人には、私がいつも読んでいる小田やかたさんのブログ「いつもていねいに」をみてみることをオススメします。

またはこちらの記事を参考にしてください。こちらは詳しい操作方法が紹介されています。

 

 

私は、数年前にバレットジャーナルやGTDといった考え方を知り、そこから日々のすべてのやること(タスク)をたすくまというアプリで管理しています。

途中たすくまを使うのをやめていました。ところが、今回の休校などで生活リズムが狂ってしまったため、もう一度生活リズムを整えようと思い再度たすくまを使い始めたところ、またハマってしまいました。

今までは日常生活でのタスクをメインにたすくまで管理していましたが、ここ最近は学校の業務などもたすくまで扱うようにしています。

今日はここ最近、再度たすくまを使ってみて気がついたことを話していこうと思います。

 

仕事上でのやることリストを「たすくま」で管理

冒頭に書いた通り、ここ最近は「たすくま」を使ってやることリストを管理しています。

私は、これまで学校のタスクをiPad純正アプリリマインダーを使って管理していました。

 

純正リマインダーを使って、以下のことを行ってきました。

  1. 連絡リストで生徒に漏れなく連絡事項を伝える
  2. やることリストで仕事を見える化
  3. 買い物リストで忘れずに買い物

 

これらをメインにリマインダーを活用してきましたが、ここ最近は2の仕事についてのタスクをリマインダーではなく、たすくまを使っています。

改めてたすくまで仕事上のタスクも管理してみたところ、これまで感じていなかったたすくまの良さを感じることができました。

 

いつやるタスクなのかがわかりやすい

改めて感じたたすくまで仕事上のタスクを管理することの良さは次の二つです。

  • いつやるタスクなのかが明確
  • 今日やらなかったら自動的に明日のタスクに移してくれる

そもそも上記2つの機能はタスク管理の基本中の基本です。恥ずかしながら、それを今まで仕事上で活かせていませんでした。

 

たすくまを使う良さ1つ目はいつやるタスクなのかがわかりやすいということです。

私はたすくまで1日の時間帯(セクション)を次の5つに分けています。

  1. 朝起きてから出勤するまで
  2. 出勤してから午前中
  3. お昼の時間
  4. お昼後から放課後まで
  5. 帰宅してから寝るまで

1と5に関しては家で過ごす時間です。これまではここに、家でやるべきことを登録していました。

ここ最近は例えば「管理職に□□の書類を提出する」や「○○先生に▲▲を確認する」などの仕事上のタスクを2や4に登録しています。

これによって、リマインダーでは「やること」として登録されていたタスクがもう少し踏み込んだ情報「いつやるか」についても扱えるようになりました。

 

また、今日やらなかったことが自動的に明日のタスクとして繰り越してくれる機能もとても重宝しています。この辺りはバレットジャーナルのような機能として活躍してくれています。

しばらくは、こんな具合でリマインダーで行っていた仕事上のタスクをたすくまで行っていこうと思います。

 

たすくまを見る習慣をつくる

私にとってはたすくまは私個人の時間割です。たすくまを見れば今何をやるのか、これから何をやるのかがわかります。

また、デジタルで管理していますので自動的に毎日時間割を作成してくれます。たすくまアプリの良いところですね。

 

これまでは仕事上のタスクをリマインダーで扱っていました。しかしこれを、たすくまに一元化し、タスク管理をたすくま一本でやっていこうと思います。

 

iPadでできない

仕事上のタスクをたすくまにしてみたところ、思いの外メリットがあったわけですが、デメリットもあります。

それは、「たすくま」はiPadでは使えないということです。このアプリはiPhoneのみの使用なのでiPadで扱うことができません。

 

学校ではiPadであらゆる仕事を行っているのでこれは私にとっては大きな痛手です。わざわざたすくまを管理するためにiPhoneを使用しなければなりません。

 

しかし、これも考え方によっては「デバイスごとに用途を使い分ける」という良さもあるかもしれません。

iPhoneはタスク管理として。iPadはその他の業務として活用していく。そんな具合で使い分けをしていけば良いのかもしれません。

 

さいごに

最近上記のようなことばかり考えています。Scrapboxもたすくまもアウトライナーもそれぞれ良いアプリですが、その使い分けにここ最近悩んでいます。

悩んでいるというかその試行錯誤を楽しんでいる様子かもしれませんが。

 

今日はその中でもたすくまについて考えてみたことを話してみました。

もし今日のブログを読んだ人の中で、これらのアプリを使っている人がいたらぜひ(Twitterでも)コメントをください。